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大连市公证业务若干问题的规定
发布时间: 2004年11月01日 来源: 大连市司法厅   浏览次数:

为加强公证管理,提高公证质量,进一步规范我市公证业务中遇到的有关问题,特制定本规定。今后,各公证处在办理公证业务时,遇有本规定中所列的事项,一律按本规定办理。

一、 关于公证书制作问题

(一) 公证书应当用司法部规定的A4纸和3号仿宋字打印。

(二)在司法部全面推行要素式公证书格式前,继承公证书的基本格式仍然沿用司法部以前规定的格式。为与将要实行的要素式公证书格式衔接,当事人自然情况的书写顺序暂定为:继承人(包括放弃继承权的法定继承人)在前,被继承人在后。对于弃权的继承人,证词部分要明确表述“继承人XXX、表示放弃继承权”,同时,应有弃权人的弃权声明书及询问笔录附卷。外地弃权人,应有住所地公证处出具的放弃继承权声明公证书。

涉及共同财产的继承公证应当先析产,再办理继承公证。

(三)为保证公证书的严肃性和证据材料的确定性,公证书(包括用于存档的公证书)及主要证明材料均不得使用已用过的作废纸张。

(四)公证证词证明当事人在所证明的法律文书上按手印时,统一表述为“按手印”。

公证证词在证明印鉴时,要根据当事人所留印鉴的实际情况准确表述。当事人在证明材料上只签名的,就只证明签名;当事人只按手印的,就只证明按手印,禁止不分情况死搬硬套。

遗嘱公证应当先析产再办理公证,没有析产的,按照司法部《关于办理遗嘱公证涉及夫妻共有财产问题的批复》(82司发公字第150号)制作遗嘱,但遗嘱人如将财产留给法定继承人以外的人,则表述为“我与配偶的共同财产……在我死后归xxx所有”。

公证人员不得以遗嘱见证人的身份在遗嘱或相关的公证文书上签名。

(五)公证员不得代替当事人在所证明的法律文书、询问笔录或者其他应当由当事人签名的公证文书上签名。

二、 关于谈话笔录

(一)询问当事人应当由承办公证员亲自进行。谈话笔录开头栏内要写明询问公证员和记录人的姓名。谈话笔录有多页的,每页均应有被询问人签名或按手印。公证员要在谈话笔录落款处签名并注明身份。

(二)对当事人进行询问前,应当告知其权利、义务及应承担的法律责任,并就所告知的事项认真做好记录。询问内容要规范、详尽,该问必问,笔录字迹要清晰、整洁。

(三)公证处不得以简化程序为由自行取消涉外公证事项的谈话笔录。

三 、关于证明材料

(一)公证处应当留存当事人提供的证明材料原件。不能留存原件的,可将复印件存卷,但复印件上的字迹、签名和印章应当清晰可辨。复印件经校对后,应当加盖注明校对人和校对时间的校对章。

(二)公证证明所依据的机关、单位及组织出具的证明材料,除加盖公章外,应由出具证明材料的经办人签名。经办人没有签名或者公证处认为应当进行调查核实的,要调查核实。

(三)涉及人身关系和财产关系的民事公证事项,居委会、村委会等非法人单位出具证明材料并加盖公章的,公证处应当对出具证明材料的工作人员及相关人员进行询问核实并制做谈话笔录,未经核实不得采用。

(四)配偶死亡的遗嘱公证,遗嘱人应提供偶配死亡证明,遗嘱人在配偶死亡后购置房屋并申请对该房屋进行遗嘱公证的,应提供本人婚姻状况证明。特殊情况致遗嘱人不能提供的,公证处要进行调查核实,调查核实的情况应记录存档。

(五)自然人委托他人代为申请办理公证的,应当持身份证及其他相关证件亲自到公证处做出委托他人的意思表示。委托人在外地或因其他原因不能到场的,受托人应持委托公证书申请公证。居住在境外的当事人委托他人代办一般民事公证,受托人经提交委托人的护照(首页和最后一次离境记载页)传真件、委托书传真件或委托信函等即可办理。但办理赠与、继承、收养等涉及财产转移和人身关系的民事公证以及涉外经济公证,必须办理委托书公证和认证。

(六)涉及当事人婚姻状况的国内公证事项,在司法部出台新的规定之前,对当事人的婚姻状况仍然按照真实合法的证据原则进行调查取证,不得比照《司法部办公厅关于暂时调整涉外未婚未再婚公证办证方式问题的通知》办理。涉外婚姻状况公证要严格按照《通知》精神办理,不得随意扩大婚姻状况声明的范围。

(七)两名以上被继承人或有相互继承关系的多人同时死亡的,继承人申请办理继承公证时,应当提交医院出具的死亡证明或专门机关出具的死亡鉴定书,公证处按照死亡证明或死亡鉴定书确认的死亡时间顺序依次办理继承权公证。依据死亡证明和死亡鉴定书无法确定被继承人死亡顺序的,公证处不予办理继承权公证。

(八)公有住房、军产房等不属于个人私有的房屋不得办理遗嘱、继承、赠与、买卖等涉及财产转移的公证。

(九)购房收据不得代替产权证明,但申请人同时提交产权单位出具的产权人已取得合法产权并待发产权证的证明的,可以视为已取得产权。

四 、关于业务辅助人员和公证审批

(一)公证处的业务辅助人员是指未取得公证执业资格,在公证处从事辅助性业务工作的人员。业务辅助人员只能从事下列工作:

1、协助公证员询问证人,调查取证;

2、公证员询问当事人、证人时做好询问记录;

3、协助打印公证法律文书交公证员核对;

4、整理公证卷宗,送达公证书;

5、协助书写有困难的申请人填写公证申请表;

6、其他业务辅助性工作。

公证处不得指派没有执业资格的人员独立承办公证事项。

(二)严格执行公证审批制度。公证事项应当由已经取得执业资质的公证处主任、副主任或其指定的公证员审批,但主办公证员不需要审批的公证事项除外。非主办公证员承办的公证事项未经审批不得出证。

公证审批应当使用省司法厅统一规定的审批表格式。

五、关于公证卷宗

(一)卷宗封面填写要规范、整洁,字迹清晰,不得漏填或涂改。已归档的卷宗应做好标注并填写归档号。

(二)公证证明的法律文书是公证书不可分割的部分,应当与证词页装订在一起,具体顺序视公证书的表述决定,证词表述“在前面的”应放在前面,证词表述“在后面的”或未说明前后的,一律放在后面。

(三)填写公证申请表要“一人一表”,法人申请表和自然人申请表不得混用。申请表中与申请人有关的项目应当填全,如“工作单位”一栏,有单位和服务处所的要填单位和服务处所,没有的要写明缘由,如退休、下岗或在某国家等。与申请人无关,不填也不致使产生疑问的栏目可以不填。“当事人提供的证明材料”的填写要准确,应与申请人提供的附卷证明材料相符。

(四)为使卷宗整齐划一, 存档材料用纸均采用A4纸,当事人提供的材料不符合标准用纸的,应将其粘贴在A4纸上附卷。卷宗材料用纸除本文明确规定的以外,均使用省司法厅统一规定的材料用纸格式

(五)公证书送达要严格执行《公证程序规则》第四十三条的规定。公证人员应认真履行送达义务,并准确完整地在送达回执上填写送达时间、地点、公证书编号、送达份数、送达人姓名等;被送达人应在送达回执上签名或盖章。被送达人为两人以上的应分别送达。

(六)收费收据要附卷备查,收据无存档联的以收据复印件附卷。受理通知单、承办单、备考表和附件袋可视办证需要决定是否使用,不用的不必附卷。

(七)公证卷宗页码的书写方式为打印。

六、关于建立告知制度

(一)各公证处要建立因当事人非法目的或虚假陈述而不予受理、拒绝出证或撤销公证后,责成专人立即将拒绝或撤销公证的当事人姓名、拒绝或撤销公证的事项、理由、时间等告知本市其他有管辖权的公证处的制度。被告知的公证处应及时通知本处公证人员。告知和被告知的公证处应将电话记录或传真复印件及有关原始记录妥善保管以备查。

(二)当事人在办理遗嘱公证后,就同一财产申请重新设立公证遗嘱的,由原出具遗嘱公证书的公证处受理。

当事人在申请重新办理遗嘱公证时,应当指定一至两名无利害关系人作为遗嘱见证人。

公证处为遗嘱人重新办理遗嘱公证时,对前一份遗嘱公证书应同时予以撤销。撤销的程序为:遗嘱人提出撤证申请(或原遗嘱作废的声明),公证处作出撤证决定。上述材料应备份附在已撤销的遗嘱公证卷中备查。

被撤销的遗嘱公证书应当全部收回,不能收回的,要及时将已撤销的公证书编号、出证时间及遗嘱人姓名等书面通知有关金融单位或财产变更登记部门和其他对该遗嘱继承公证有管辖权的公证处,并妥善保管签收登记手续。

七、关于现场监督公证和科技类公证

公证处办理开奖、招投标等现场监督公证以及电子、网络等科技含量较高的公证事项,应指派政治、业务素质好,责任心强,有专业知识,经验丰富的公证员到场主办,对于专业性、技术性较强,依靠公证处自身力量难以完成的公证事项,要聘请专业人员进行可行性研究和论证,在探明并理清各关键环节,排除疑难问题后,方可予以办理。

办理涉及全市重点工程项目及其他重大的现场监督公证,事前应通过同级司法行政机关业务主管部门向市局业务主管部门报告。

八、本规定自二00四年十一月一日起实行。

九、本规定如与上级规定相抵触,以上级规定为准。