首页 > 法律法规 > 地方公证法规 > 正文

成都市司法局关于进一步加强公证管理工作的通知
发布时间: 2003年08月12日 来源: 成都市司法局   浏览次数:

各区(市)县司法局:

公证机构是面向社会提供法律服务的窗口单位,服务质量的好坏,直接影响司法行政机关在党委、政府及人民群众中的形象。目前,全市大部分公证机构及公证员都能严格依法执业,自觉遵守职业道德和执业纪律,但有少数公证机构及公证员片面追求经济效益,还存在一些不容忽视的问题,错证时有发生。有的公证处内部管理松懈,制度不落实,违反公证程序规则规定,擅自简化公证办证程序,公证质量意识差,令不行,禁不止;有的公证处主任审查把关不严,管理不力;有的公证机构、公证人员违反职业道德、执业纪律,不从团结一致、共同发展出发,片面追求经济效益而恶意互相诋毁,采取不正当手段恶意竞争,给不法分子以可乘之机,严重损害了公证信誉,影响了公证行业的社会公信力,损害了公证队伍的整体形象。为认真落实党的十六大提出的“拓展和规范法律服务”的要求,进一步加强公证管理,现将有关工作要求如下:

一、各区(市)县司法局要高度重视,加强对公证员的管理教育,借政法队伍集中教育整顿之机,结合我市公证行业存在的问题和本处实际,加强对公证员职业道德、执业纪律教育,并使之经常化、制度化,努力提高公证员依法执业的自觉性。

二、牢固树立公证质量第一的观念。正确处理好社会效益与经济效益的关系,公证员要以对国家、对人民高度负责,对公证信誉、对公证形象高度负责的态度办好每一件公证,严禁损害国家利益、人民利益、公证信誉和违背真实合法原则、片面追求经济效益的行为发生。

三、坚决贯彻执行《关于规范公证法律服务市场有关问题的通知》,严禁公证机构、公证员在办理公证业务时向任何机构、个人支付任何形式的协办费、联络费、劳务费、手续费、信息费及其它带有回扣性质的费用。一经发现,依据《公证员惩戒办法》等规定,给公证处以警告、罚款、停止部分业务、停业整顿或撤销公证机构的处罚,对公证处主要负责人或直接责任人暂停执业或吊销执业证书及罚款的处罚;构成犯罪的,由司法机关依法处理。

四、严格办证室管理。按照省厅《关于规范公证办证室的通知》要求,经审批已设立的公证办证室要进一步建立健全和完善行政业务管理制度,公证处主任要定期巡查,强化监督管理力度。办证室只能作为公证处方便当事人办理公证事务的接待点,公证书的审签、制作、签章、收费等必须在公证处统一进行,严禁把公证处的印章、制作公证书的封面、中页纸、水印纸拿到办证室使用。严禁违反规定设立办证室,一经发现将追究公证处主任及公证员的责任。

五、坚决贯彻执行司法部《公证程序规则》,严禁违反和随意简化公证办证程序。对涉及财产转移的公证事项,必须调查核实才能出证;对当事人提供的相关证明材料必须审查核实。严禁把当事人提供的复印件作为证据使用。审签人要恪尽职守、严把出证关。今后,公证员办证凡未经审签人签发私自出证的,一律按错证处理,并停业学习,屡犯三次以上取消办证资格。

六、切实落实公证质量管理责任制。承办公证员必须对公证事项中证据的完备性、真实性负责,签发人必须对公证法律适用及程序负责。因公证处、公证员工作失误造成的错证,承办公证员和签发人必须写出书面检查,并按照《四川省司法厅关于公证书错误的处理办法》的规定承担相应的过错责任。对一年之内出具两次以上错证的公证员要严格按照《四川省公证条例》第三十八条和《四川省公证人员违纪惩戒办法》第四、七、八、九条的规定处理。对出现重大公证错误、造成恶劣影响、影响了社会安定团结的,除追究承办公证员责任外,要严格追究公证处主任责任。

七、严格主办公证员的管理。实行了主办公证员负责制的公证处要加强对主办公证员的管理,强化工作责任心和公证质量意识,严格按照已审批主办公证员的主办公证事项办理公证。严禁主办公证员超越职权主办其他公证事项,屡犯二次以上的,将追究公证处主任的责任及对主办公证员实行停业学习或取消主办公证员资格。

八、强化公证收费管理。公证处要按照成都市物价局、司法局成价行(99)184号文件精神,向当事人公开公证收费标准,并严格照章收费。公证处主任(副主任)审签公证事项的同时一并审批收费标准。公证法律援助减免收费必须按照《四川省公证条例》第33条、《公证程序规则》第20条的规定,由当事人提出书面申请,公证处主任或副主任决定。减免公证费的申请和决定必须载入公证卷宗归档,不符合减免收费条件的一律不得降低收费标准。严禁公证处及公证员擅自降低公证收费标准进行不正当竞争。

九、要严格按照司法部《公证专用水印纸管理办法》和市局《印章管理制度》的规定,加强公证专用水印纸、公证处钢印、红印、公证员签名章、财务专用章的管理工作。水印纸、印章管理人员必须是公证处正式人员,严禁聘用人员承担水印纸、印章管理职责。使用水印纸、印章必须经公证处主任或副主任批准,并履行手续。因水印纸、印章管理人员失职造成严重后果的,视其情节轻重、责任大小给予处分。

十、再次重申,要严格执行市局《关于实行重要法律事务报告制度》、《关于加强公证申诉案件处理情况报告制度》的规定,凡在办理公证事务中牵扯到市政府及相关职能部门以及涉及社会稳定等重大法律事务,及时将当事人申诉情况、错证发生及处理情况报告市局管理部门,对隐瞒不报、造成恶劣影响和严重后果的,要追究有关领导和公证处主任责任。

十一、加强对公证业务辅助人员的管理,严禁公证业务辅助人员履行应由执业公证员亲自完成的工作职责。禁止公证业务辅助人员独立承办公证事项。市局制定了《公证业务辅助人员管理办法(试行)》,望认真贯彻落实。

十二、针对近期公证业务工作中出现的问题,市局重新制定修改了《错误公证书处理办法》及《办理公证事项取证调查若干规定》,望各司法局监督公证处认真贯彻执行。

附:《公证业务辅助人员管理办法(试行)》

《办理公证事项取证调查若干规定》

《错误公证书处理办法》

成都市司法局

二OO三年八月十二日

公证业务辅助人员管理办法(试行)

第一条 为加强公证管理,严格公证办证程序,巩固提高公证质量,规范和促进公证发展,根据《中华人民共和国公证暂行条例》及相关公证法规、公证管理规章的规定,制定本办法。

第二条 公证业务辅助人员是指不具备公证员资格,但具有法学专业知识,经公证机构聘用,在执业公证员的指导下从事公证业务辅助性工作的人员。

第三条 公证业务辅助人员的任职条件:

1、具有完全民事行为能力的中国公民,年龄不超过男55周岁、女50周岁,身体健康,组织纪律观念强,品行端正,作风严谨,工作勤奋,有较好的文字水平和较强的表达能力。

2、坚持四项基本原则,拥护党的路线、方针、政策,遵守国家法律法纪,热爱公证工作,未受刑事处罚和党纪、政纪处分。

3、法律专科毕业,通过短期实习、培训,能够掌握公证程序、公证管理规定和必备的公证业务知识。

4、服从管理,严格执行公证管理规定,认真遵守从业公证机构各项内部规章制度。

第四条 公证业务辅助人员的岗位职责:

1、接待群众来访,解答关于公证法律服务方面的咨询。

2、协助公证员接待公证申请人,审查申请人的资格,核实证件、证明材料,应当事人请求帮助起草、修改法律文书。

3、协助公证员外出调查、取证,办理公证业务中的其他辅助性工作。

4、收发和管理文件,发送公证文书,整理和装订公证卷宗。

第五条 公证业务辅助人员的聘用:

1、由公证机构根据业务发展和工作需要向社会公开招聘。

2、公证机构可按一名执业公证员与二名公证业务辅助人员的比例进行配备。

3、由公证机构根据本办法第三条关于公证业务辅助人员任职条件的规定组织考核,择优录用。

4、经考核合格拟录用的公证业务辅助人员要填写个人履历表,并与公证机构签订劳动聘用合同。

5、公证机构应将已聘用公证业务辅助人员的个人情况备案表报市司法局公证工作处备案。

第六条 招聘公证业务辅助人员应由公证机构根据业务发展和工作需要定期举行。公证机构应在组织招聘前将公证业务辅助人员的招聘数量和考核组织方案报市司法局公证工作处备案。对一次招聘5人以上的,市局公证工作处可派人监督考核组织方案的实施。

第七条 禁止执业公证员以个人名义聘用公证业务辅助人员。

第八条 公证业务辅助人员的工作岗位由公证机构确定,行政管理和业务工作的指导监督由公证机构负责。

第九条 根据《中华人民共和国公证暂行条例》和《公证程序规则》的规定,公证员应当亲自办理公证事务,出具的公证书应对公证事项的真实性、合法性负责。禁止公证业务辅助人员履行应由执业公证员亲自完成的工作职责,禁止公证业务辅助人员独立承办公证事项。

第十条 公证业务辅助人员应严格遵守《公证员职业道德基本准则》,遵守公证行业执业纪律,遵守从业公证机构的各项规章制度,在工作实践中认真履行职责,积极努力学习,不断提高业务水平和业务技能。

第十一条 公证业务辅助人员违反《公证员职业道德基本准则》,违反公证行业执业纪律,违反从业公证机构各项规章制度的,由从业公证机构给予处罚。情节严重的,由从业公证机构给予辞退。违法犯罪的,交由司法机关追究刑事责任。

第十二条 公证机构决定给予公证业务辅助人员处罚和辞退的,应书面报市司法局公证工作处备案。

第十三条 公证机构应根据本办法的规定制定公证业务辅助人员具体管理办法,加强对公证业务辅助人员的管理。公证机构制定的公证业务辅助人员具体管理办法应报市司法局公证工作处备案。

第十四条 本办法由市司法局公证工作处负责解释。

第十五条 本办法自印发之日起执行。

办理公证事项取证调查若干规定

第一条 为保证公证质量,促进公证工作健康发展,根据《中华人民共和国公证暂行条例》、司法部《公证程序规则》,制定本规定。

第二条 公证员办理公证应当按照规定认真收集证据,调查核实当事人提供的证明材料。

第三条 当事人申请下列公证事项必须调查:

1、收养、继承、赠与、亲属关系、委托、财产分割协议、借款担保合同;

2、法律行为涉及产权、使用权转移的,其财产产权、使用权证据不足或者数额不清的;

3、担保等法律行为涉及的财产;

4、房屋拆迁、补偿安置、证据保全等法律行为涉及的不动产或者证据保全的现场、物品;

5、年代久远的事件、法定继承行为、较复杂的人身关系、有价证(票)券等;

6、其他涉及财产转移的公证事项;

7、公证员认为当事人提供的证明材料有疑义的公证事项。

第四条 当事人提供的下列证明材料必须核实:

1、居民身份证、护照、死亡证明书、亲属关系证明、婚姻状况证明、授权委托书;

2、法人营业执照、法人作出的书面意思表示;

3、不动产产权证及其它财产凭证;

4、公证员认为应当核实的其他证明材料。

第五条 公证员调查应由两人共同进行,特殊情况只能有一名公证员进行调查的,应有一名见证人在场,见证人必须是与被调查事项无利害关系的具有完全民事行为能力的自然人。

第六条 公证员调查应向被调查人讲明其权利、义务、法律责任和注意事项,并制作调查笔录。笔录应记明调查日期、地点、调查人、见证人、记录人、被调查人的姓名、性别、出生日期(年龄)、住址、单位、调查内容等。笔录应交见证人、被调查人核对并签名,确实不能签名者,可由本人盖章并捺指印。笔录中修改处须由被调查人盖章并捺指印。

第七条 调查应当通过当事人档案所在单位或街道办事处(乡镇人民政府)及居民委员会(村民委员会)进行;当事人为法人或其他组织时,调查应当通过该法人或其他组织的主管部门、登记机关、许可机关或纳税机关进行。向法人或其他组织调查收集的证据应交提供单位核对并盖章,居民委员会(村民委员会)提供的证据必须经街道办事处(乡镇人民政府)签注意见并盖章。

第八条 严禁公证员采取由当事人指定被调查人或通知被调查人到公证处取证调查的调查方法。

第九条 公证员调查必须查实当事人主体资格、书面意思表示及申请公证事项的真实性。对本规定第三条规定的必须调查的公证事项应当查明以下内容:

1、收养公证应当查明当事人是否符合法定条件,有无违反计划生育政策的行为,收养人的经济、健康、道德品质状况,收养人是否具有抚育被收养人的能力,有无不良收养意图等。

2、继承权公证应当查明被继承人的死亡时间、地点、遗产状况、继承人的范围及其权利能力、继承人有无遗嘱等;遗嘱继承还应查明遗嘱有无违反法律规定的内容,遗嘱涉及的财产是否为遗嘱人个人所有、有无变化,遗嘱继承中是否有法律规定的应 按法定继承办理的情况。

3、赠与公证应当查明赠与财产是否为赠与人个人所有的合法财产,有无共有人和所有权争议,赠与是否是赠与人的真实意思表示,有无不良意图,赠与人是否清楚赠与公证的法律后果。

4、委托书公证应当查明委托与受托双方当事人所提供的身份证、委托方婚姻状况证明、涉及财产转移的权属证明等材料的真实性。

5、亲属关系公证应当查明当事人申办公证的目的,以及申请人与关系人之间关系的真实、称谓的准确性。

6、涉及财产转移的公证事项应当查明当事人处分的财产是否存在、权属有无争议、有无规避法律的不良企图等。

7、借款担保合同必须查明担保人意思表示是否真实,是否清楚担保人义务和担保的法律后果,是否愿意对担保行为进行公证。

8、公证员对当事人提供的公证事项证明材料不能直接认定其真伪或存有疑义的,应当通过调查对当事人提供的证明材料进行核实和印证,排除疑义方可采证。

第十条 居民身份证是公民法定的身份证件,是核验当事人身份的重要证据。公证员必须对当事人身份证原件进行审查,核实居民身份证照片与持证人是否同一,居民身份证的规格、式样、标识、类别、登记项目、签发机关印章是否符合法定要求。对存有疑点的居民身份证,未经调查核实,不能作为认定当事人身份的证据。

第十一条 当事人提供的书证材料必须是原件,对当事人必须保留的不能入卷的原件,经审查后,公证员应进行复制存档,复制件上应注明与原件相符和复制日期并签上承办公证员姓名。

第十二条 审查当事人提供的证明材料遇有专门性问题,公证处可聘请有专业知识的人员或委托专业部门进行鉴定、翻译。鉴定结论或翻译材料应由专业部门盖章和鉴定人、翻译人签名。

第十三条 公证员应当认真审查判断当事人提供的和通过取证调查收集的全部证据,明晰证据之间、证据与公证事项之间的联系,以查明现有证据能否证明公证事项中的全部事实。

第十四条 对证据不完备、证据之间存在矛盾和疑义的公证事项,公证员应当补充调查。补充调查仍不能证明公证事项中全部事实的,应当拒绝公证。

第十五条 审签人应当认真审查承办公证员取证调查的程序是否符合规定,收集的证据和调查材料是否齐全、完备,是否能够证明全部待证事实。审签人认为需要补充调查的,应当退回承办公证员补充调查。

第十六条 公证员违反本规定或审签人审查不严而致使公证书错误的,按照成都市司法局《错误公证书处理办法》处理。

第十七条 本规定自下发之日起施行。

错误公证书处理办法

为进一步强化公证质量管理,切实维护和提高公证信誉,现对错误公证书处理的有关事宜规定如下:

一、错证是指由于公证员的过失,导致公证事项不真实、不合法的

有下列情形之一的为错误公证书:

㈠公证证明的法律行为、有法律意义的事实和文书不真实、不合法的;

㈡当事人主体资格不合格的;

㈢严重违反公证程序,缺少主要证据又无法弥补的;

㈣适用法律、法规、规章不正确或严重违反公证书格式的;

㈤超越管辖范围办理公证的;

㈥严重违反公共利益、公共道德的。

二、下列行为为公证处的过错

㈠违反公证业务管辖规定或跨地域招揽公证业务的;

㈡严重违反公证书格式的;

㈢挪用提存款、物的;

㈣泄露公证事务涉及的国家秘密、商业秘密、当事人隐私的;

㈤违反法定期限延误办理公证的;

㈥出具虚假公证书或出具错误公证书造成严重后果的;

㈦严重违反公证法规、规章的。

三、下列行为为公证员过错

㈠串通公证事项当事人提供虚假证据、隐瞒事实真相的;

㈡违反规定出具错误公证书造成严重后果的;

㈢冒用公证处名义私自出具公证书的;

㈣为公证事项当事人规避法律出谋划策的;

㈤与其他公证员相互沟通、授意办理违法公证的;

㈥应当收集的证据未收集,当事人提供虚假证明应当发现未发现的;

㈦泄露公证事务涉及的国家秘密、商业秘密、当事人隐私的;

㈧其他严重违反法律、法规、规章的。

四、错误公证书的处理

㈠公证当事人或利害关系人申请变更或撤销公证书的,公证机构应在受到申请书之日起十五日内做出书面决定,并将决定送达当事人;

㈡公证机构发现本处出具的公证书有错误,应当主动处理,若做出变更或撤销公证书决定的,应当通知当事人;

㈢公证机构的同级司法局或上级司法行政机关发现公证书有错误的,可指令出具公证书的公证机构进行核查。公证机构应当在收到指令后三十日内将核查情况报告发出指令的司法行政机关。若做出变更或撤销的决定,应当通知当事人;

㈣当事人或利害关系人对公证机构做出的不受理、拒绝、撤销或不撤销公证书的决定有异议的,以及对司法行政机关做出的撤销或不撤销公证书的决定有异议的, 按《四川省公证条例》及有关规章处理。

五、过错的责任

㈠因公证机构的过错致使公证书错误的,所收公证费应全部退还当事人。给当事人造成直接经济损失,当事人要求赔偿的,按《公证赔偿基金管理试行办法》的通知执行;

㈡公证机构赔偿损失后,应责令由直接责任的公证人员承担部分或全部赔偿费用;

㈢因公证机构的过错致使公证书错误,给当事人造成重大经济损失或影响本地区社会安定的,由司法行政机关根据情节轻重给予责任人相应的行政处分;

㈣因公证机构和当事人双方共同的过错致使公证书错误的,按公证机构过错程序责任酌情退还公证费用,最高不超过所收公证费的二分之一;

㈤因公证员与当事人一方恶意串通制造错误公证书的,由公证员个人承担退还对方当事人公证费用和经济赔偿责任;

㈥公证员一年之内出具错误公证书二次以上的,除承担退还公证收费和经济赔偿责任外,司法行政机关还应根据《四川省公证人员违纪惩戒办法(试行)》第八条规定,予以停业办证三个月以上一年以下的处分;

㈦因公证处过错致使公证书错误而产生的行政诉讼费、经济赔偿费,由出具公证书的公证处承担。

㈧本规定自下发之日起实施。